V.MEMAHAMI DAN MENDESAIN DATA AKUNTANSI
- Mampu memahami atribut, kunci utama dan kunci asing.
- Memahami kardinalitas hubungan(1:1, N:1 / 1:N, M:N)
Disini kita akan menjelaskan bagaimana mendesain file data. Focus kita adalah pada perancangan data untuk basis data relasional. Pada basis data relasional data disajikan berupa tabel dua dimensi yang disebut relasi. Data disimpan di table, yang ekuivalen dengan file dan kita menggunakan istilah tersebut berganitan. Kolom dalam tabel disebut sebagai atribut.
Basis data relasional adalah teknologi penting untuk sistem akutansi, yaitu pengumpulan data terkait yang komprehensif yang memungkinkan pengguna untuk menyimpan, memodifikasi, da menyaring informasi dari basis data.
- Mengidentifikasi file
File transaksi digunakan untuk mencatat informasi mengenai berbagai kejadian di dalam proses bisnis organisasi. Atribut-atribut record transaksi meliputi data transaksi pelaku yang berhubungan dengan transaksi contohnya : pelanggan, pemasok, tenaga penjual.
File induk menyimpan data acuan dan data ringkasan tentang berbagai entitas yang berkaitan dengan kejadian contohnya : barang/jasa, perusahaan, agen internal, agen eksternal dan buku besar.
- Kejadian dan file transaksi
Setelah di identifikasi kejadian kejadian dalam proses bisnis dapat mengidentifikasi perlunya file transaksi dalam SIA, mengapa “file(-file) transaksi diperlukan?” alasan (-file) adalah bahwa ini biasanya berguna untuk menyimpan informasi mengenai satu kejadian dalam dua atau lebih file transaksi.
- Mendokumentasikan file transaksi
Pedoman untuk mengidentifikasi perlunya tabel transaksi, harus adanya kejadian tentang SIA bahwa informasi tidak perlu dicatat dalam siskom. Diantarnya diharuskan :
1. Menentukan kejadian – kejadian didalam proses
2. Keluarkan kejadian yang tidak perlu dicatat dalam sistem
3. Keluarkan kejadian query
4. Keluarkan kejadian pemeliharaan
- Kejadian dan table induk sistem informasi yang mendukung suatu proses memerlukan
tabel transaksi maupun tabel induk. Daftar ini akan diperluas dengan menambahkan tabel induk kas dan buku besar contohnya barang/jasa, agen, kas, file induk buku besar.
Secara umum tabel induk digunakan untuk menyimpan data yang relative permanen tentang entitas. Keuntungan penggunaan tabel induk untuk menyimpan data jenis ini diberikan dibagian selanjutnya. Salah satu manfaat dari tabel induk yaitu untuk menghemat waktu entri data dan ruang penyimpanan.
- Atribut dan hubungan
Analisis kejadian digunakan untuk mengidentifikasi transaksi dan tabel induk yang diperlukan. Konsep menghubungkan tabel transaksi ke tabel induk juga diperkenalkan. Bagian ini menjelaskan tiga konsep penting yang akan membantu anda memperbaiki desain awal yang dikembangkan dari analisis kejadian : 1. Kunci primer, 2. atribut terbuhung 3. Kardinalitas hubungan.
1. Kunci utama
Yaitu atribut yang secara unik mengidentifikasi record di tabel, ketika record ditambahkan ke tabel setiap record digunakan sebagai nilai kunci utama yang hanya mengidentifikasi record tersebut.
2. Kunci asing
Yaitu field di tabel yang merupakan kunci utama dibeberapa tabel lainnya. Kunci asing digunakan untuk menghubungkan satu tabel lainnya.
3. Hubungan antartabel
Yaitu hubungan menunjukan beberapa banyak keterjadian dari satu jenis entitas yang dihubungkan dengan jenis entitas lainnya.
- Menentukan kardinalitas
Tidak selalu mudah untuk menentukan kardinalitas hubungan, pola kardinalitas harus dilihat untuk membantu kita, bahwa setiap pola membuat dua pernyataan independen tentang hubungan antarentitas.
- Signifikasi konsep untuk aplikasi basis data
Bagian ini menjelaska pentingnya tiga konsep-kunci utama, kunci asing dan hubungan yang di definisikan terdahulu.
· Mengimplementasikan dokumen dan laporan.
Paket data seperti ms accses menggunakan tiga konsep ini dalam menggabungkan informasi dari tabel – tabel untuk menjawab pertanyaan pengguna dan dalam menghasilkan dokumen dan laporan.
· Mengimplementasikan formulir input
Formulir input digunakan untuk membuat entri data lebih akurat dan efisien, desain formulir tergantung pada kunci utama dan kunci asing serta hubungan antartabel.
· Mengontrol data SIA
1. Selama menambah record pesanan kita perlu memasukan pelanggan ke peranti lunak, lalu akan memeriksa record pelanggan tersebut yang berhubungan ada atau tidaknya.
2. Jika menghapus record pelanggan peranti lunak akan memeriksa apakah terdapat pesanan yang masih belum terpenuhi untuk pelanggan tersebut.
VI.MEMAHAMI DAN MENDESAI QUERY DAN LAPORAN
Bab ini di mulai dengan pembahasan tentang query. Query adalah elemen penting basis datarelasional. Anda harus memahami fitur query yang baik agar dapat menggunakan peranti lunak DBMS secara efektif.
· Bahasa Query : pengembang dan pengguna SIA perlu mengkomunikasikan kebutuhan informasi mereka ke DBMS. Bahasa alami seperti bahasa inggris sangat tidak tepat untuk tujuan ini . bahasa query telah di kembangkan untuk memungkinkan pengguna berkomunikasi dengan DBMS dalam bentuk yg lebih terstruktur.
` Structured query language (SQL);
SQL merupakan bahasa standar untuk melakukan query basis data relasional. Pengetahuan mengenai SQL akan memudahkan anda bekerja dengan berbagai peranti lunak DBMS. Format dasar sql sebagai berikut :
Format
|
|
Contoh SQL
|
SELECT atribut
|
|
SELECT pemesanan#, tanggal, pelanggan#
|
FROM tabel
|
|
FROM pemesanan
|
WHERE kriteria
|
|
WHERE tanggal=#01/06/2006#
|
Format ini memungkinkan anda untuk (1) menentukan atribut agar di masukkan dalam output, (2) mengakses data dari table berdasarkan pada suatu kondisi ,(3)menentukan table dari mana atribut yang di gunakan di dalam criteria dapat di peroleh. Kekuatan basis data relasional berasal dari kemampuan untuk menyaring informasi dari table dan menggabungkan imformasi dari banyak table. Anda dapat memasukkan beberapa table terhubung setelah FROM di pernyataan SQL terdahulu.
Query by example(QBE):
QBE adalah suatu pendekatan yang lebih sederhana , meskipun kurang kuat, untuk berkomunikasi tentang basis data. Perancang menentukan output yang di inginkan dari suatu table atau lebih dengan menggunakan sebuah grid. Nama dari setiap atribut (field) yang di inginkan di masukkan ke dalam kolom yang berbeda di dalam grid. Criteria di dalam pemilihan di masukkan di dalam kolom atribut yang sesuai.
Bedasarkan pesanan-pesanan ELERBE akan di gunakan untuk mengilustrasikan dasar-dasar query di sepanjang bagian ini. Penggunaan system ini akan memerlukan contoh informasi berikut dari basis data :
· Query A : daftar seluruh publikasi menurut pengarang tertentu
· Query B : daftar seluruh pesanan pada tanggal tertentu
· Query C : edisi baru publikasi yang akan d rencanakan. Manajer pemasaran ingin menghubungi pelanggan yang memesan sejumlah besar salinan produk ini pada tahun tertentu . asumsi bahwa table ini berisi pesanan-pesanan untuk banyak tahun. Pemasaran menginginkan laporan tersebut memasukkan nama pelanggan, alamat, contact person, telepon, dan jumlah yang di pesan.
· Query D : perhatikan query yg sama dengan query c kecuali bahwa kita tidak ingin membatasi output menurut tahun. Jadi kita ingin seluruh pesanan produk tanpa memerhatikan pesanan kita di tempatkan.
· Query E : perhatikan query yang sama sepeti query C kecuali manajer ingin bisa menghasilkan laporan seperti itu dengan menerima judul publikasi.
SPESIFIKASI QUERY
· QUERY SATU TABEL
· QUERY Banyak Tabel
Menentukan Kriteria dengan Banyak Kondisi
Anda sering kali menentukan query dengan banyak kondisi . di SQL criteria ini di hubungkan oleh operator “AND” sebagai berikut.
(Tanggal_Pesanan>#31/12/2005# AND Tanggal_Pesanan<#01/01/2007#)AND
Judul = “Management Informasi System”
Operator AND merupakan operator Boolean, yang berarti bahwa setiap kondisi di criteria haruslah benar untuk seluruh criteria yang akan di penuhi. Di QBE grid, anda hanya cukup memasukkan kondisi dan melalui default, MS access akan mengasumsikan bahwa kondisi-kondisi ii di hubungkan dengan AND. Kondisi juga dapat dihubungkan dengan operator “OR”. Sebagai contoh kroteria(Judul= “Building Basis data dan Applications” OR Judul= “Management Information System”) akan mencari table-tabel untuk kedua buku tersebut.
QUERY Kompleks dan Pola Navigasi
Bagian terdahulu membahas penggunaan query untuk menyaring secara fleksibel dari basis data. Prosessor query mampu menyajikan yang di pilih dalam suatu desain yang menyerupai kertas kerja. Pada beberapa kasus Hal tersebut cukup untuk memenuhi kebutuhan pengguna. Akan tetapi di banyak kasus terutama untuk query yang melibatkan lebih dari satu table, output yang di tampilkan pada layar setelah menjalankan query mungkin tidaklah cukup. Peranti lunak DBMS biasanya memiliki penulisan laporan (report writer) di samping prosessor query.
Di bagian ini kita akan terus menggunakan konsep-konsep desain query dari bagian terdahulu untuk menentukan informasi isi laporan di tinjau daritabel-tabel yang mendasari di dalam basis data. Pehaman jenis-jenis laporan yang biasanya di hasilkan oleh SIA akan mempermudah anda untuk memahami laporan-laporan tertentu yang di hasilkan oleh paket atau mendesain laporan untuk system informasi. Sebagai pengguna, perancang, dan evaluator system akutansi, akuntan diharapkan memahami dan mampu menginterpretasikan berbagai laporan. Laporan yg dihasilkan oleh SIA sering kali tidak dikenal oleh mahasiswa yang pengalamannya terbatas pada laporan laba rugi, neraca, dan laporan arus kas.
Tata Letak Laporan
Sebagian besar laporan memiliki header laporan, header halaman, footer halaman dan footer laporan. Header laporan menunjukan informasi yg diterapkan pada seluruh laporan (misalnya nama laporan, dan perusahaan, tanggal laporan, dan nomor halaman). Di seluruh format laporan yg di tunjukkan, informasi di bagian atas laporan sangat penting untuk memahaminya. Judul yg informative harus di gunakan, tanggal laporan harus di cetak, dan criteria pemilihan data pada laporan harus di buat secara eksplisit.
Header halaman (page header) dapat digunakan untuk menentukan informasi yang tampak di bagian atas halaman. Footer Halaman(page footer) tampak di bagian bawah setiap halaman dan biasanya mencakup nomor halaman; footer laporan (report folder) terlihat satu kali di bagian akhir laporan. Footer laporan biasanya di gunakan untuk menyajikan informasi ringkasan seperti total semuanya. Bagian perincian laporan(report detail) berisi informasi utama di laporan. Bagian ini menyajikan data mengenai berbagai entitas.
Mengelompokkan atribut.=Laporan berkelompok adalah laporan yg di kelompokkan menurut sesuatu. Header Kelompok.=Header kelompok (group header) dapat di gunakan untuk menyajikan informasi umum bagi kelompok tersebut . perincian Kelompok = transaksi yg berkaitan denga kelompok di sebutkan di bagian perincian kelompok.Footer kelompok=footer kelompok juga dapat digunakan untuk memberikan informasi yg bermanfaat di dalam laporan yang di kelompokkan.
Isi Laporan
Seperti query, perancang harus menganalisis kebutuhan informasi pengguna, kemudian memutuskan data apa yg perlu dimasukkan di dalam setiap laporan. Kemudian tata letak awal laporan dapat di buat dengan dengan table yg memuat unsur-unsur data yg di perlukan utuk laporan tersebut harus diidentifikasi.
Organisasi Laporan
Dengan membaca kerangka desain laporan ,seseorang dapat menentukan hal berikut :
· Data dikelompokkan menurut produk#
· Header kelompok memiliki data acuan dari tbael persediaan
· Bagian perincian kelompok mendaftar transaksi; informasi berasal dari table Perincian_Penjualan dan Tabel Penjualan
· Footer kelompok meliputi perhitungan ringkasan Jumlah_Barang_di_Gudang_Sekarang.
· Jumlah_Barang_di_Gudang_Sekarang memerlukan data dari kedua table . dan di hitung sebagai Jumlah_Barang_di_Gudang_Awal.
Laporan Kejadian
Di bagian ini akan di jelaskan tentang beberapa jenis umum laporan SIA dengan menggunakan tata letak dan kerangka desain laporan. Sebagian besar isi laporan kejadian menggunakan data yg tersedia di dalam table transaksi. Contoh-contoh laporan transaksi meliputi pemesanan pembelian, faktur pembelian, pengiriman, penerimaan kas, dan laporan produksi.
Daftar Kejadian Sederhana
Daftar kejadian sederhana(simple event lists) menyediakan daftar kejadian yg sederhana selama satu periode waktu yg disusun menurut tanggal kejadian atau nomor transaksi tanpa adanya pengelompokkan atau subtotal.
Laporan Perincian Kejadian Dikelompokkan
Laporan Perincian Kejadian Dikelompokkan(grouped event detail reports) menampilkan daftar kejadian selama satu periode dan umumnya dikelompokkan menurut barang/jasa atau agen. Laporan seperti itu dapat mencakup data acuan mengenai barang/jasa/agen maupun perincian kejadian yg berhubungan dengan barang/jasa atau agen. Biasanya subtotal dilaporkan pada laporan perincian kejadian dikelompokkan.
Laporan Ringkasan Kejadian
Laporan Ringkasan Kejadian(event summary report) meringkas data kejadian menurut berbagai parameter. Contohya adalah penjualan yg diringkas menurut bulan, atau penjualan yg diringkas menurut pelanggan.
Laporan Satu Kejadian
Laporan Satu Kejadian(single event report)menyajikan perincian mengenai satu kejadian. Sering kali laporan ini dicetak untuk tujuan dokumentasi atau untuk diberikan kepada pelanggan atau pemasok.
Daftar Acuan Dan Laporan Status
Tidak seperti laporan kejadian yang memfokuskan pada pengorganisasian dan peringkasan data kejadian, daftar acuan dan laporan status memfokuskan pada penyediaan informasi mengenai barang, jasa , atau agen.
Daftar Acuan : daftar acuan (reference list) hanya melaporkan data acuan yg di ambil dari table induk.
Laporan status ; laporan status(status report) menyediakan data ringkasan mengenai barang, jasa, atau agen. Ingat bahwa data ringkasan adalah data di record barang, jasa, atau agen yg meringkas hasil-hasil transaksi masa lalu
VII.MEMAHAMI DAN MENDESAIN FORMULIR
Formulir input: isi dan organisasi
Pada bab ini akan membahas tentang bagaimana mempelajari mendesain formulir.
Formulir diperlukan untuk memasukkan pesanan langsung pelanggan kedalam tabel pesanan. Sistem yang mudah dioperasikan tidak mengharuskan pengguna untuk menemukan dimana seluruh data pesanan disimpan dan kemudian melihat atau mencatat data didalam tiga atau empat tabel. Formulir menyajikan antarmuka (interface) yang mudah digunakan untuk pengguna akhir. Pengguna akhir tidak harus mengetahui desain tabel atau mencari tabel-tabel yang diperlukan untuk menyimpan data mengenai kejadian tertentu.
Analisis kejadian dan formulir
Proses anlisis kejadian dapat digunakan untuk membantu dalam mengidentifikasi kebutuhan akan formulir input. Contoh nya daftar-daftar kejadian dan mengidentifikasi kejadian kejadian yang memerlukan formulir. Karena kejadian yang didaftar memerlukan informasi dari tabel induk pelanggan dan persediaan, kejadian untuk menyimpan file ini telah ditambahkan kedaftar tersebut.
Hubungan antara formulir input dan tabel
Formulir biasanya digunakan untuk menambahkan data ketabel. Terdapat tiga hubungan antara tabel dan formulir. Hanya hubungan pertama saja yang memiliki hubungan satu dengan satu antara formulir dan tabel.
1.Satu formulir untuk mencatat data disatu tabel. Contohnya adalah formulir arsip manajer yaitu digunakan untuk menambahkan data hanya kesatu tabel saja(pelanggan).
2.Satu formulir untuk mencatat data didua tabel atau lebih.contoh nya dormulir entri pesanan yang mengakibatkan penambahan satu record ketabel pesan dan satu record ke tabelperincian_pesanan.
3.Dua formulir atau lebih untuk mencatat data disatu tabel. Contoh nya dua formulir digunakan untuk mencatat data ditabel persediaan, satu untuk mengarsipkan persediaan dan lainnya untuk mengarsipkan harga persediaan.
Jenis-jenis formulir input
Formulir yang digunakan untuk entri data dikelompokan menjadi tiga jenis yaitu formulir entri satu record, formulir bentuk tabel dan formulir entri multitabel.
Cara-cara entri data
Data dapat dimasukkan kedalam sebuah formulir dengan empat cara yaitu:
1.Agen internal mengetik data.
2.Agen internal memilih data untuk dimasukkan dengan menggunakan tabel perincian, tabel radio, atau kotak cek.
3.Agen internal memindai kode batang produk atau kartu identifikasi pelanggan.
4.Pengguna memasukkan data dengan menggunakan formulir disitus web perusahaan.
Mengidentifikasi formulir yang diperlukan
Kebutuhan formulir bergantung pada data apa yang perlu dikumpulkan dan bagaimana data tersebut akan dikumpulkan. Data yang diperlukan diidentifikasi berdasarkan kebutuhan akan informasi mengenai kejadian-kejadian didalam proses dan mengenai agen, barang dan jasa terkait.
Uml use case dapat digunakan untuk membuat model interaksi antara pengguna dengan sistem. Uml case juga dapat digunakan sebagai alatdokumentasi.
Salah satu alat yang dapat digunakan sebagai bantuan dalam mengembangkan diagram use case adalah kerangka kerja CRUD. Kerangka kerja ini menunjukan fungsi-fungsi dasar yang diperlukan untuk sistem manajemen basis data. CRUD adalah kepanjangan dari create read update dan delete.
Mendokumentasikan isi dan organisasi formulir
Seperti lapora, kita perlu mendokumentasikan tata letak maupun isi dan organisasi formulir dalam bentuk data pada tabel-tabel yang mendasari.
Terdapat lima unsur formulir yang memerlukan dokumentasi.
1.Atribut yang dicatat ditabel
2.Atribut yang ditampilakn dari tabel.
3.Field perhitungan.
4.Kunci asing.
5.Query
Interaksi dengan formulir: mengendalikan input SIA
Formulir merupakan pintu masuk kebasis data. Sebagian besar resiko didalam sistem informasi akutansi terjadi pada saat entri data. Data dapat dimasukkan secara tidak akurat atau bahkan secara curang. Jadi, disampingkan merencanakan isi dan organisasi formulir, perancang sistem dan akuntan perlu mengembangkan pengendalian yang efisien dan efektif atas proses entri data.
Elemen-elemen antarmuka formulir
Elemen-elemen antarmuka formulir merupakan objek-objek pada formulir yang digunakan untuk memasukkan informasi atau melakukan tindakan. Seluruh aspek formulir dikendalikan oleh elemen-elemen antar muka.
Beberapa elemen antarmuka yaitu kotak teks, label, fitur pencarian, tmbol perintah, tombol radio, dan kotak cek.
Menigkatkan akurasi dan efisiensi entri data
Alasan penting kedua penggunaan formulir adalah untuk menigkatkan pengendalian internal.
Terdapat 10 pengendalian yang dapat digunakan pada formulir entri untuk menigkantkan akurasi dan efiseinsi entri data:
-Fitur pencarian
-Pemindaian
-Pemerikasaan record
-Konfirmasi
-Integritas referensial
-Pemeriksaan format
-Aturan validasi
-Default
-Melarang field kosong
-Nilai yang dihasilkan komputer
-Meningkatkan pengguna untuk menerima atau menolak data
Pengendalian input dan pengendalian arus kerja
Pengendalian inpur dan arus kerja saling berkaitan. Perbedaan nya pengendalian input mengacu pada pemerikasaan yang dilakukan secara otomatis dengan komputer itu sendiri. Misalnya aplikasi komputer dapat memeriksa keberadaan record yang dibuat selama kejadian terdahulu menampilkan data dari record seperti itu, atau membandingkan nilai yang akan dimasukkan dengan nilai yang disimpan direcord lainnnya.
Mendesain formulir
Pada bagian ini akan dijelaskan bagaimana kita dapat mendesain formlir secara sistematis untuk aplikasi SIA.
Mengidentifikasi dan mendokumentasi formulir yang diperlukan
Untuk mengidentifikasi formulir yang diperlukan pertama kali kita mengidentifkasi kejadia-kejadian didalam proses bisnis. Contoh nya terdapat 2 kejadian yang dapat diidentifikasikan yaitu melakukan penjualan dan menyetorkan kas.
Formulir entri data satu record: tabel arsip manajer
Formulir satu record: formulir setoran
Formulir entri data bentuk tabel: asrsip persediaan
Formulir entri multitabel:mencatat penjualan
